En Puerto Rico una de las causales principales por demanda a los patronos es relacionado a la clasificación errónea de sus trabajadores. Ser un empleador conlleva asegurarse de que todos los trabajadores están clasificados apropiadamente como empleados o contratistas independientes (también llamados servicios profesionales). Asegurarse que los impuestos sean retenidos y pagados a tiempo son situaciones críticas en nuestros negocios.

Por lo general, mientras más control tiene el patrono sobre un trabajador, es probable que el trabajador sea considerado un empleado, en lugar de un contratista independiente.

La corte establece tres factores para identificar a un contratista independiente: (1) Control sobre el funcionamiento, (2) control financiero y (3) relación entre las partes. Es importante considerar todos los factores.

 CONTROL SOBRE EL FUNCIONAMIENTO

Este factor establece que, si el patrono tiene derecho a dirigir y controlar como, cuando y donde el trabajador desempeña la tarea para la cual fue contratado. O sea, Si el empleador controla la forma, el tiempo y el lugar de trabajo, dicho trabajador tiene que ser considerado como empleado. Si un empleador brinda limitadas instrucciones, pero no controla el funcionamiento de las tareas, dicho trabajador podría ser considerado como contratista independiente.

CONTROL FINANCIERO

Este factor establece si el trabajador tiene la habilidad de afectar las decisiones financieras. (1) Si el trabajador tiene una inversión significativa en bienes, equipo o herramientas; (2) si no hay gastos reembolsados, los cuales el trabajador tiene que cubrirlos de su cuenta; (3) si el trabajador está sujeto a realizar ganancia o incurrir en pérdida. Si consideramos afirmativamente estos tres sub-factores, podríamos considerar que el trabajador trabaja por cuenta propia y por consiguiente, es un contratista independiente.

RELACIÓN ENTRE LAS PARTES

Este factor establece como el trabajador y el empleador perciben su relación. Dicha relación consta mediante contrato. Por ejemplo, si el trabajador recibe alguna clase de beneficios (ej. Plan médico, pago por enfermedad y vacaciones, plan de retiro, etc.). También, establece la permanencia de la relación, es decir, que tal relación continúe de manera indefinida, por un periodo de tiempo, o por la duración de un proyecto. Usualmente, si existen beneficios, el trabajador debe ser considerado como empleado y no como contratista independiente.

CUANDO TENEMOS EMPLEADOS…

 El empleador tiene que hacer retención de:

                     1.      Contribuciones
                     2.      50% del impuesto de seguro social y medicare
                     3.      50% del impuesto de seguro por incapacidad estatal

                     4.      .50 centavos semanal por el seguro choferil (si aplica)

 El patrono es responsable también por los impuestos de nómina aplicables:

               1.      50% del seguro social y medicare
                      2.      50% del seguro por incapacidad estatal
                      3.      La totalidad del impuesto por desempleo estatal y federal

                4.     .30 centavos semanal por el seguro choferil (si aplica)


Es importante realizar los pagos de impuestos y retenciones a tiempo, según el método que le aplique. Trimestralmente se tienen que rendir informes al Departamento de Hacienda, Departamento de Rentas Internas Federal (IRS) y Departamento del Trabajo.  Al finalizar el año el patrono tiene que dar a cada empleado un formulario W-2 que muestre la cantidad de ingreso ganado y las retenciones realizadas. Al mismo tiempo tiene que radicar informe anual de desempleo federal al IRS y someter el reporte de informativas a la Administración del Seguro Social.

CUANDO PAGAMOS A CONTRATISTAS INDEPENDIENTES:
Debemos retener un 10% por contribuciones al pago a dichos contratistas cuando estos exceden los $500 en un año calendario. Dicho pago (por concepto de retención) se realiza mensualmente al departamento de hacienda (en o antes del día 15 del próximo mes en que ocurre la retención). Trimestralmente se tienen que radicar la planilla al Departamento de Hacienda y reconciliar la retención a los contratistas con los pagos realizados.  Al finalizar el año, el contratante tiene que entregar al contratista un formulario 480.6SP.