Cuando operamos un negocio y contratamos empleados venimos
obligados a llenar y radicar planillas trimestrales como parte de nuestra
responsabilidad patronal. Las planillas trimestrales que aplican para patronos
puertorriqueños son las siguientes:
2. Formula-rio 941-PR (Internal Revenue Service)
3. Formulario PR-SD-10 (Departamento del Trabajo y Recursos Humanos)
Los periodos trimestrales por el cual se trabaja la información contable son los siguientes: 1. enero a marzo
2. abril a junio
3. julio a septiembre
4. octubre a diciembre
Estas planillas deberán radicarse no más tarde del ultimo día del mes siguiente luego de terminado cada trimestre.
Adelante discutimos los puntos más importantes que debe conocer sobre cada uno de estos formularios.
Formulario 499 R-1B – Hacienda
El propósito de este formulario es informar el total de salarios pagados a sus empleados durante un trimestre particular y reconciliar la cantidad adeudada por cada mes del trimestre con los pagos efectuados aplicados a ese periodo. La cantidad a reconciliar en esta planilla se asocia directamente con la cantidad de dinero rete-nida a un empleado por concepto de contribución sobre ingresos.
Existen tres formas de pago para emitir la retención al erario o al Secretario de Hacienda: (1) Depositante mensual: Patrono cuyo total agregado de contribuciones retenidas sobre salarios durante el período es de $50,000 o menos. El patrono debe depositar la contribución retenida no más tarde del día 15 del mes siguiente a la retención. (2) Depositante bisemanal: Patrono cuya cantidad agregada de contribuciones retenidas sobre salarios durante el período excede de $50,000. El patrono debe depositar la contribución retenida los miércoles o viernes, dependiendo del día en que pague la nómina. (3) Depositante trimestral: aquellos patronos cuya retención en un trimestre no haya excedido de $500, no están obligados a depositar mensualmente, y en su lugar, efectuarán el depósito de contribución retenida al rendir la Planilla Trimestral. Todo pago debe efectuarse a nombre del Secretario de Hacienda.
El propósito de este formulario es informar el total de salarios sujetos al impuesto de seguro social y medicare; además de reconciliar la cantidad adeudada por cada mes del trimestre con los pagos efectuados aplicados a ese periodo. La cantidad a reconciliar en esta planilla tiene dos componentes: (1) la cantidad retenida a los empleados en sus pagos de nómina, y (2) la cantidad de impuesto al patrono por los salarios pagados. La cantidad retenida al empleado y el impuesto al patrono para el año corriente es de 7.65 porciento a cada parte (6.2% de seguro social y 1.45% en medicare).
Existen tres formas de pago para emitir el impuesto al Departamento de rentas internas federal (IRS): (1) y (2) iguales a las del formulario 499 R1-B (ver arriba); y (3) Depositante trimestral: aquellos patronos cuyo suma del impuesto y retención en un trimestre no haya excedido de $2,500, no están obligados a depositar mensualmente, y en su lugar, podrán efectuar
el depósito de contribución retenida al rendir la Planilla Trimestral. Todo pago debe efectuarse a nombre de “United State Treasury”.
Cabe mencionar que al finalizar el año se debe llenar y radicar el formulario 940-PR (Declaración Anual de la Contribución Federal al Desempleo -FUTA-). La cantidad a pagar es un impuesto al patrono que redunda en un 0.6% de los primeros $7,000 pagados a cada empleado, y luego de considerar ajustes por pagos de desempleo hechos al gobierno estatal.
Formulario PR-SD-10 – Departamento del Trabajo y Recursos Humanos
El propósito de este formulario es declarar salarios pagados a sus empleados por un trimestre en particular para calcular y pagar el impuesto de desempleo e incapacidad.
El impuesto de desempleo se compone del impuesto percé y una aportación especial. El impuesto se calcula en base a una tasa determinada por el Departamento del Trabajo y Recursos Humanos, tomando en cuenta la industria de su negocio y su sistema de experiencia como patrono (usualmente entre 2.6% y 5.5%, mas la aportación especial de 1% en la mayoría de los casos). Ambos impuestos asociados al desempleo se calculan por los primeros $7,000 pagados a cada empleado en un año (comenzando el 1 de enero).
La tasa de incapacidad es de 0.60% (0.30% de retención al empleado y 0.30% de impuesto al patrono) y se calcula en base a los primeros $9,000 pagados a cada empleado en un año (comenzando el 1 de enero).
Esta planilla deberá pagarse y radicarse no más tarde del último día del mes siguiente luego de terminado un trimestre. Todo pago debe efectuarse a nombre del Secretario de Hacienda en dos pagos individuales (uno para el desempleo y la aportación especial, y otro para incapacidad).
Otros aspectos a considerar
Debemos tener en cuenta que pagar los impuestos fuera de las fechas establecidas en los reglamentos de estas agencias y radicar de forma tardía sus planillas trimestrales, redundará en la aplicación de multas, penalidades, intereses y recargos por parte de estos departamentos gubernamentales. En ocasiones, las penalidades solamente podrían exceder los $2,000 con una sola agencia en un año (sin contar multas, intereses ni recargos) solo por no radicar a tiempo su planilla trimestral.
Debe asegurarse además que sus planillas trimestrales sean trabajadas por un contador debidamente c ertificado y que éste firme sus planillas como garantía de su trabajo.
